Cómo comprimir y reducir el tamaño del buzón en Microsoft Outlook

Si su buzón se está llenando, es posible que deba comprimir o reducir su tamaño. Aquí hay algunos consejos sobre cómo hacer esto en Microsoft Outlook. Primero, abra Outlook y vaya a la pestaña Archivo. Luego, seleccione Opciones y haga clic en Correo. Debajo del encabezado Enviar/Recibir, haga clic en el botón que dice Vaciar Papelera. Esto eliminará cualquier elemento que esté en su carpeta Papelera y liberará algo de espacio. A continuación, vaya a la pestaña Carpetas y haga clic en Ver configuración. En el cuadro de diálogo Ver configuración, haga clic en el botón Carpetas vacías. Esto eliminará todas las carpetas vacías de su buzón. Finalmente, vaya a la pestaña Archivo y haga clic en Herramientas de limpieza. En el cuadro de diálogo Herramientas de limpieza, haga clic en el botón Limpiar buzón. Esto le permitirá eliminar cualquier elemento antiguo o sin usar en su buzón. Siguiendo estos pasos, debería poder reducir el tamaño de su buzón y evitar que se llene.

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Microsoft Outlook , un cliente para Outlook o un servicio de correo electrónico en vivo, guarde el correo electrónico y los archivos adjuntos sin conexión. A medida que recibe y envía correos electrónicos, el tamaño de la base de datos continúa creciendo. Si bien garantiza que pueda acceder a su correo electrónico cuando no está conectado a Internet, también significa que su buzón de correo sigue creciendo. En esta publicación, explicaremos cómo puede comprimir y reducir el tamaño del buzón en Microsoft Outlook.

Reducir y reducir el tamaño del buzón en Microsoft Outlook

La desventaja de un buzón más grande es que ralentiza las cosas. Descubrir y buscar algo lleva más tiempo. Además, los proveedores de servicios de correo electrónico como Office 365 limitan el tamaño máximo del buzón. Esto significa que, a menos que reduzca el tamaño del buzón en Microsoft Outlook, no podrá enviar ni recibir correo electrónico.

¿Dónde se almacenan todos los datos del buzón de Outlook?

Si utiliza la función POP o IMAP, todos los archivos, correos electrónicos, carpetas, contactos, etc. se almacenan en un archivo de datos de Outlook (.pst). Si usa una cuenta de Office 365, Exchange o Outlook.com, los datos de su buzón están disponibles en un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost). Si bien eliminar correos electrónicos y archivos adjuntos puede ayudar si guarda toda la información en un archivo PST, no se comprime por sí solo.

La nota: Hemos discutido dos formas más de eliminar archivos de Outlook. Si los usa y luego reduce manualmente el tamaño del archivo del buzón, le ayudará en el futuro.

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Comprimir y reducir el archivo de datos de Outlook (.pst)

El beneficio de un archivo PST es que cuando se eliminan los correos electrónicos, automáticamente compacta la base de datos en segundo plano. El proceso de compresión ocurre cuando no está utilizando Outlook. También puede comprimirlo haciendo lo siguiente manualmente:

1. Abra Outlook y elimine los elementos no deseados. Cuando se eliminan, los archivos terminan en la carpeta Elementos eliminados. Haz clic derecho y límpialo.
2. Haga clic en Archivo > Configuración de la cuenta > Configuraciones de la cuenta .
3. Cambiar a Archivos de fecha pestaña. Seleccione el archivo de datos que desea comprimir. Luego haga clic en Ajustes .
4. Haga clic en la pestaña Avanzado> Configuración del archivo de datos de Outlook.
5. En el cuadro de diálogo Opciones de archivo de datos de Outlook, haga clic en Comprimir ahora y luego haga clic Bien .

Según el tamaño del archivo PST, la compresión puede tardar varios minutos.

Comprimir y reducir el archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost)

Muchas cuentas de correo electrónico utilizan un archivo de datos de Outlook sin conexión para almacenar datos. Un archivo de datos OST o Outlook sin conexión es similar a un archivo de datos PST o Outlook con una excepción. No puede importar o exportar a un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost).

1. Hacer clic archivo > Configuración de la cuenta, Configuración de la cuenta .
2. En Archivos de fecha , haga clic en el archivo de datos que desea comprimir y luego haga clic en Ajustes .
3. Haga clic en el icono Avanzado pestaña> Opciones de archivo de datos de Outlook .
4. En el cuadro de diálogo Opciones de archivo de datos de Outlook, haga clic en Comprimir ahora y luego haga clic Bien .

Utilice una herramienta de limpieza de correo

Outlook ofrece una herramienta de limpieza de correo integrada, o puede usar Herramienta de limpieza de archivos adjuntos de Outlook para buscar mensajes antiguos y grandes que se pueden eliminar o mover a un archivo PST. También puede eliminar copias de correos electrónicos que entren en conflicto con el servidor de correo. A veces eliminamos archivos del servidor, pero aún están disponibles en el cliente, ocupando espacio.

Ejecute la herramienta de limpieza de buzones

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1. Haga clic en Archivo > Herramientas > Limpieza del buzón.
2. Seleccione Ver tamaño del buzón, Buscar elementos anteriores a, Buscar elementos mayores que, Ver tamaño de elemento eliminado, Carpeta vacía para elementos eliminados, Ver tamaño de conflicto o Conflictos vacíos para ejecutar la tarea deseada.

Utilice la herramienta de limpieza de conversaciones

Outlook para Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office for Business Outlook 2013 y otros herramienta de limpieza de conversación . Las conversaciones o la correspondencia por correo electrónico son lo mismo. La 'herramienta de conversación' es inteligente. Evaluará el contenido de cada mensaje y, si parte del correo electrónico está disponible en alguno de los mensajes de vista previa, lo eliminará.

Tienes tres opciones adicionales para comprimir y reducir el tamaño del buzón en Microsoft Outlook

• Borrar comprueba la conversación seleccionada.
• Limpieza de carpetas examina la carpeta seleccionada.
• Limpiar carpetas y subcarpetas también comprueba las subcarpetas.

Estos son los mejores consejos para ayudarlo a comprimir y reducir el tamaño del buzón en Microsoft Outlook. Sin embargo, siempre tenga cuidado de no eliminar accidentalmente archivos importantes.

Leer más : Cómo optimizar y acelerar Microsoft Outlook .