Crear un archivo de Excel en SharePoint puede ser una forma útil de asegurarse de que todos los miembros de su equipo tengan acceso al mismo documento, sin importar dónde se encuentren. Esta guía le mostrará cómo crear un archivo Excel compartido en SharePoint, así como los beneficios de utilizar este sistema. Con esta guía, podrá aprovechar los beneficios de compartir un archivo de Excel en SharePoint y aprender los sencillos pasos para hacerlo realidad.
Crear un archivo de Excel compartido en Sharepoint: Para crear un archivo de Excel compartido en Sharepoint, siga estos pasos:
- Abra Sharepoint en su navegador web.
- Elija la biblioteca donde desea almacenar el archivo.
- Haga clic en el botón Cargar para cargar el archivo de Excel.
- Una vez cargado el archivo, haga clic en él para abrirlo.
- Vaya a la pestaña Archivo y seleccione Compartir.
- Ingresa los nombres de las personas con las que te gustaría compartir el archivo.
- Elige el nivel de acceso que quieres darles.
- Haga clic en Compartir para finalizar.
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¿Cómo crear un archivo de Excel compartido en SharePoint?
SharePoint es una poderosa herramienta de colaboración basada en la nube que permite a las organizaciones almacenar, acceder y colaborar en documentos, hojas de cálculo y otros activos digitales. Muchas empresas utilizan SharePoint para alojar sus datos y documentos en la nube y es una excelente herramienta para compartir hojas de cálculo de Excel con colegas y socios externos.
Crear un archivo de Excel compartido en SharePoint es fácil y directo, y requiere sólo unos sencillos pasos. En este artículo, explicaremos exactamente cómo hacerlo.
Paso 1: cargue el archivo de Excel en SharePoint
El primer paso para crear un archivo de Excel compartido en SharePoint es cargar el archivo en el sitio de SharePoint. Para hacer esto, deberá iniciar sesión en su cuenta de SharePoint y navegar hasta la biblioteca de documentos donde desea almacenar el archivo. Una vez que esté en la biblioteca de documentos, haga clic en el botón Cargar y seleccione el archivo Excel de su computadora.
Una vez cargado el archivo, puede darle un nombre y agregar cualquier información adicional que desee almacenar sobre el archivo. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar y el archivo se cargará en el sitio de SharePoint.
Paso 2: configurar la seguridad y los permisos
Una vez que el archivo se carga en SharePoint, el siguiente paso es configurar la seguridad y los permisos para el archivo. Esto determinará quién puede acceder al archivo y qué puede hacer con él. Para configurar la seguridad y los permisos, haga clic en el botón Configuración en la biblioteca de documentos y seleccione Permisos.
Desde aquí, puede configurar los permisos para el archivo. Por ejemplo, puede hacer que el archivo sea público para que cualquiera que tenga el enlace pueda acceder a él, o puede hacerlo privado y restringir el acceso a personas específicas. También puede establecer niveles de permiso específicos, como Leer o Editar, para diferentes usuarios o grupos.
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Paso 3: comparte el archivo Excel
Una vez configuradas la seguridad y los permisos, el siguiente paso es compartir el archivo de Excel. Para hacer esto, haga clic en el botón Compartir en la biblioteca de documentos e ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el archivo. También puedes agregar un mensaje para explicar por qué estás compartiendo el archivo.
Cuando haya terminado, haga clic en Enviar y el archivo se compartirá con las personas que especificó. Recibirán un correo electrónico con un enlace al archivo y podrán acceder a él utilizando su cuenta de SharePoint.
Paso 4: configurar notificaciones de archivos
Una vez compartido el archivo de Excel, el siguiente paso es configurar las notificaciones del archivo. Esto le permitirá recibir una notificación cada vez que alguien realice cambios en el archivo. Para configurar notificaciones de archivos, haga clic en el botón Configuración en la biblioteca de documentos y seleccione Alertas.
Desde aquí, puede elegir qué tipos de notificaciones desea recibir. Por ejemplo, puede recibir una notificación cada vez que se modifique el archivo, cuando alguien comente el archivo o cuando alguien cree una nueva versión. Una vez configuradas las notificaciones, recibirá una alerta cada vez que alguien realice cambios en el archivo.
Paso 5: colaborar en el archivo Excel
El último paso es colaborar en el archivo de Excel. SharePoint facilita la colaboración en archivos en tiempo real y puede hacerlo con el archivo de Excel que acaba de crear. Para comenzar a colaborar, haga clic en el botón Colaborar en la biblioteca de documentos y seleccione Editar en el navegador.
Esto abrirá el archivo de Excel en el navegador y usted y sus colaboradores podrán realizar cambios en el archivo en tiempo real. También pueden chatear entre sí en la ventana de chat y todos los cambios se guardarán automáticamente.
Paso 6: descargue el archivo Excel
Cuando haya terminado de colaborar en el archivo de Excel, puede descargarlo a su computadora. Para hacer esto, haga clic en el botón Descargar en la biblioteca de documentos y seleccione Descargar como Excel. Esto descargará el archivo a su computadora y luego podrá usarlo como desee.
Paso 7: administrar el control de versiones
SharePoint también facilita la administración del control de versiones del archivo Excel. Para hacer esto, haga clic en el botón Configuración en la biblioteca de documentos y seleccione Historial de versiones. Esto abrirá una lista de todas las versiones del archivo y podrá ver los cambios que se han realizado en el archivo a lo largo del tiempo.
También puede restaurar una versión anterior del archivo si es necesario. Para hacer esto, seleccione la versión que desea restaurar, haga clic en Restaurar y la versión se restaurará a su estado anterior.
Paso 8: elimine el archivo de Excel
Cuando haya terminado de trabajar con el archivo de Excel, puede eliminarlo de SharePoint. Para hacer esto, haga clic en el botón Configuración en la biblioteca de documentos y seleccione Eliminar. Esto eliminará permanentemente el archivo del sitio de SharePoint y ya no estará disponible para verlo ni descargarlo.
Paso 9: administrar el espacio de almacenamiento
Cuando haya terminado de administrar el archivo de Excel, puede administrar su espacio de almacenamiento para asegurarse de tener suficiente espacio para todos sus archivos. Para hacer esto, haga clic en el botón Almacenamiento en la biblioteca de documentos y seleccione Administrar almacenamiento.
Desde aquí, puede ver la cantidad de espacio de almacenamiento que ha utilizado y la cantidad de espacio de almacenamiento que le queda. También puedes eliminar archivos que ya no necesites para liberar espacio de almacenamiento.
Paso 10: monitorear la actividad de los archivos
Finalmente, puede monitorear la actividad de los archivos para asegurarse de que se acceda a sus archivos y se utilicen de manera adecuada. Para hacer esto, haga clic en el botón Actividad en la biblioteca de documentos y seleccione Monitorear. Esto le mostrará quién accedió al archivo y cuándo, así como cualquier cambio que se haya realizado en el archivo.
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También puede configurar alertas para recibir notificaciones cada vez que alguien acceda al archivo o realice cambios en él. Esto le ayudará a realizar un seguimiento de quién accede al archivo y qué está haciendo con él.
Preguntas frecuentes relacionadas
¿Cómo crear un archivo compartido de Excel en SharePoint?
Respuesta:
Crear un archivo de Excel compartido en SharePoint es una excelente manera de colaborar con otras personas en un proyecto o almacenar datos importantes. El primer paso es crear un sitio de SharePoint. Puede hacerlo iniciando sesión en el portal de Office 365 y creando un nuevo sitio de SharePoint. Una vez que se haya creado el sitio, puede agregar el archivo Excel a su sitio cargándolo en la biblioteca de documentos. Luego puede compartir este archivo con otros usuarios dándoles permisos de edición. Esto les permitirá ver, editar y comentar el archivo compartido. Una vez que se haya compartido el archivo, cualquier cambio que cualquiera realice se reflejará en el archivo.
En conclusión, crear un archivo Excel compartido en SharePoint es un proceso sencillo y directo. Con la ayuda de esta guía, puede crear fácilmente un archivo de Excel compartido para compartir y colaborar con sus colegas. Esto le permite realizar un seguimiento de toda la información importante en un solo lugar, lo que hace que la colaboración sea más eficiente y productiva. Con unos pocos clics y unos minutos de su tiempo, puede crear rápidamente un archivo de Excel compartido en SharePoint.
