Cómo cifrar el correo electrónico en la aplicación Microsoft Outlook y Outlook.com

Si usa Microsoft Outlook, hay dos formas de cifrar sus mensajes de correo electrónico: usando la aplicación de Outlook o usando Outlook.com. Ambos métodos son bastante sencillos y solo requieren unos pocos pasos para configurarlos. Si está utilizando la aplicación Outlook, abra el menú Configuración y seleccione la pestaña 'Cuentas e importación'. En la sección 'Seguridad', haga clic en la casilla de verificación 'Cifrar mensajes de correo electrónico'. Se le pedirá que introduzca una contraseña, que se utilizará para cifrar sus mensajes. Asegúrese de elegir una contraseña segura y haga clic en 'Aceptar' para confirmar. Si está utilizando Outlook.com, abra el menú 'Configuración' y seleccione 'Más configuraciones de correo'. En la sección 'Seguridad y privacidad', haga clic en la casilla de verificación 'Cifrar su correo electrónico'. Se le pedirá que introduzca una contraseña, que se utilizará para cifrar sus mensajes. Asegúrese de elegir una contraseña segura y haga clic en 'Aceptar' para confirmar. Tanto la aplicación de Outlook como Outlook.com utilizan el mismo estándar de cifrado, por lo que puede elegir el método que le resulte más conveniente. De cualquier manera, sus mensajes estarán encriptados de forma segura y protegidos de miradas indiscretas.

Aunque todos los servidores de correo ahora usan una conexión segura, si desea cifrar el correo electrónico en el cliente de escritorio de Microsoft Outlook y Outlook en la web, puede hacerlo. Sin embargo, el proceso es diferente. Aquí estamos hablando de cifrado de correo electrónico no una conexión. Puede pensar en esto como una capa adicional de protección.

Si bien es fácil de usar, tenga en cuenta al usuario final y al cliente que está utilizando. Si tanto el remitente como el destinatario no admiten el formato de cifrado, será difícil enviar este tipo de correo electrónico.

Outlook admite dos tipos de cifrado:

1. Cifrado S/MIME y
2. Cifrado de mensajes de Office 365.

Este último solo funciona cuando la empresa usa una licencia de Office 365 Enterprise E3. El primero, sin embargo, se usa mucho y funciona con la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico, excepto con Outlook.

Outlook Web ofrece cifrado interno que puede habilitar para correos electrónicos individuales. Aquí hay una lista de cosas que discutiremos en este hilo.

1. Cómo cifrar correos electrónicos de Office Outlook
2. Cómo cifrar correos electrónicos de Outlook en la web
3. Cómo leer correo electrónico cifrado fuera de los clientes de Office

La nota: No hay forma en Outlook de proteger con contraseña a personas o correos electrónicos. Puede proteger con contraseña PST archivos, por lo que todos sus correos electrónicos serán inaccesibles para cualquiera, pero esto es diferente del cifrado.

cursor de windows 10 negro

Cómo cifrar el correo electrónico en Outlook en Windows 10

Antes de comenzar, si está utilizando el cifrado S/MIME, tanto el remitente como el destinatario deben tener una aplicación de correo electrónico compatible con el estándar S/MIME. Outlook admite el estándar S/MIME. Puede encriptar todos los correos electrónicos o encriptar correos electrónicos individuales. La elección depende de la aplicación de la política del departamento de TI. Además, debe tener instalado un certificado S/MIME. Asegúrate de contactar a la persona correcta. Una vez instalado, tendrá una opción disponible en la lista desplegable de certificados digitales en Outlook.

Cifrar correo electrónico individual

• Mientras esté en el nuevo editor de correo electrónico, vaya a la pestaña Opciones.
• Luego, expanda la sección Opciones avanzadas haciendo clic en la flecha en la esquina inferior derecha.
• Se abre la sección de propiedades. Haga clic en el botón 'Configuración de seguridad'.
  • Primero, marque la casilla 'Cifrar el contenido del mensaje y los archivos adjuntos'.
  • Luego, en la sección Seguridad, haga clic en el menú desplegable debajo de Opciones de seguridad y seleccione el certificado S/MIME.
  • Finalmente, seleccione una etiqueta de seguridad, si corresponde.
• Cuando envíe un correo electrónico, se cifrará utilizando este estándar.

La nota: Si no tiene un certificado S/MIME, el cliente de Outlook le pedirá que agregue uno. Si no puede hacer esto, le impedirá enviar un correo electrónico encriptado.

Cifrar todos los correos electrónicos

• Abra Outlook y haga clic en el menú Archivo.
• Luego haga clic en Opciones nuevamente y navegue hasta Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Seguridad del correo electrónico
• Marque la casilla 'Cifrar el contenido del mensaje y los archivos adjuntos'.
• En la sección Correo electrónico cifrado, haga clic en Configuración > Certificados y algoritmos > seleccione el certificado S/MIME.
• Seleccione Aceptar

Cuando habilite esto, todos sus correos electrónicos serán encriptados. Debe asegurarse de que el destinatario también tenga un cliente que admita un certificado S/MIME para poder leer el correo electrónico.

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Leer : Complementos gratuitos de cifrado de correo electrónico para Outlook .

Cómo cifrar el correo electrónico en Outlook en la web

Esta función solo está disponible para Una suscripción a Office 365 Hogar u Office 365 Personal . Esto es útil cuando no confía en la seguridad del proveedor de correo del destinatario. Sin embargo, debe comprender claramente cómo funcionan estas funciones; de lo contrario, el destinatario no podrá leer el correo electrónico ni acceder a ningún contenido.

Inicie sesión en su cuenta de Outlook y haga clic en el botón de mensaje nuevo. Hay un enlace Cifrar al lado de Adjuntar, haga clic en él. Tendrás dos opciones:

• Cifrar:

  • El mensaje permanece cifrado y no sale de Office 365.

  • Los destinatarios con cuentas de Outlook.com y Office 365 pueden descargar archivos adjuntos sin cifrar.

  • Pueden hacer esto cuando usan Outlook.com, la aplicación móvil de Outlook o la aplicación Mail en Windows 10.

Sin embargo, si usan cualquier otro cliente de correo electrónico, deberán usar una contraseña temporal para descargar los archivos adjuntos del portal de cifrado de mensajes de Office 365.

Outlook sigue pidiendo contraseña Office 365

• Cifrado y prevención de reenvío :
  • Su mensaje permanece cifrado en Office 365
  • No se puede copiar ni reenviar.
  • Los documentos de Office como Word o Excel permanecen encriptados incluso después de la descarga.
  • Otros archivos adjuntos, como archivos PDF o archivos de imágenes, se pueden descargar sin cifrar.

Cómo leer correo electrónico cifrado fuera de los clientes de Office

Si necesita enviar un correo electrónico encriptado y quiere que otros lo lean usando aplicaciones como Gmail, debe compartir el método a continuación. Este método le pedirá una contraseña para acceder al correo electrónico. Sin embargo, este es el código de acceso ofrecido por Microsoft para autenticar al destinatario.

• Redactar y enviar un correo electrónico con encriptación
• El destinatario recibirá un correo electrónico con información sobre la persona y su ID de correo electrónico.
• Luego, para leer el mensaje, haga clic en el botón 'Leer mensaje'.
• Esto lo llevará al centro de Office 365 donde puede confirmar la contraseña de un solo uso o iniciar sesión en Google.
• Una vez que se complete la verificación, se abrirá un correo electrónico.

La nota: La OTP se envía al correo electrónico del destinatario.

Como puede ver, el correo electrónico nunca sale de los servidores de Office 365. El correo electrónico se almacena allí y se puede leer después de la verificación. Si está utilizando un cliente de Outlook, no necesitará pasar por este proceso.

Espero que esta publicación haya sido fácil de seguir y que haya podido comprender los detalles del cifrado de correo electrónico.