Cargar archivos grandes en SharePoint puede ser una tarea desalentadora. Requiere paciencia, conocimientos técnicos y las herramientas adecuadas para garantizar que sus archivos se carguen correctamente. Pero no se preocupe: con la orientación adecuada, puede aprender fácilmente cómo cargar archivos grandes en SharePoint de forma rápida y segura. En este artículo, analizaremos los mejores métodos para cargar archivos grandes en SharePoint, además de brindar consejos y trucos para facilitar el proceso. Entonces, si está listo para aprender a cargar archivos grandes en SharePoint como un profesional, ¡comencemos!
Cargar archivos grandes a SharePoint es fácil. Así es cómo:
- Vaya a su sitio de SharePoint y seleccione la biblioteca en la que desea cargar el archivo.
- Haga clic en el botón Cargar en la cinta.
- Seleccione la opción Archivos y luego haga clic en Cargar.
- Busque el archivo que desea cargar y selecciónelo.
- Haga clic en el botón Abrir.
- El archivo comenzará a cargarse y verá la barra de progreso.
- Una vez que se haya cargado el archivo, haga clic en el botón Listo.
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Cargar archivos grandes a SharePoint
SharePoint es una plataforma basada en la nube utilizada por organizaciones para almacenar, compartir y colaborar en documentos, con la capacidad de cargar archivos grandes de hasta 10 GB de tamaño. El proceso de cargar archivos grandes a SharePoint es bastante sencillo, aunque hay algunos pasos a tener en cuenta para garantizar una carga exitosa.
Verifique el tamaño de su archivo
El primer paso para cargar archivos grandes en SharePoint es verificar el tamaño del archivo que está intentando cargar. SharePoint tiene un límite máximo de tamaño de archivo de 10 GB, por lo que si su archivo es más grande, no podrá cargarse. Si su archivo supera este límite de tamaño, deberá comprimirlo o dividirlo en partes más pequeñas para poder cargarlo.
Crear una biblioteca
Para cargar archivos grandes en SharePoint, necesitará crear una biblioteca para almacenar sus archivos. Para crear una biblioteca, primero inicie sesión en su cuenta de SharePoint y navegue hasta el sitio donde desea cargar sus archivos. Una vez que esté en el sitio, haga clic en la pestaña Biblioteca en el lado izquierdo de la página. Desde aquí, seleccione Crear una biblioteca y asígnele un nombre y una descripción.
Sube tu archivo
Una vez que se haya creado su biblioteca, puede comenzar a cargar su archivo. Para hacer esto, navegue hasta la biblioteca que acaba de crear y seleccione la opción Cargar en la parte superior de la página. Esto abrirá una ventana donde podrá seleccionar el archivo que desea cargar y luego hacer clic en Abrir.
Verificar estado de carga
Una vez que se haya cargado su archivo, puede verificar el estado de la carga. Para hacer esto, navegue hasta su biblioteca y seleccione Ver estado de carga en el menú en el lado izquierdo de la página. Esto abrirá una ventana donde podrá ver el progreso de la carga y cualquier error o advertencia que haya ocurrido.
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Comparte tu archivo
Una vez que su archivo se haya cargado correctamente, podrá compartirlo con otros usuarios. Para hacer esto, navegue hasta su biblioteca y seleccione Compartir en el menú en el lado izquierdo de la página. Esto abrirá una ventana donde podrá agregar usuarios o grupos con quienes compartir el archivo.
Descargar el archivo
Una vez que haya compartido el archivo con otros usuarios, estos podrán descargarlo. Para hacer esto, deberán navegar a su biblioteca y seleccionar la opción Descargar en la parte superior de la página. Esto abrirá una ventana donde podrán seleccionar el archivo que desean descargar y luego hacer clic en Descargar.
Editar el archivo
Si los usuarios con los que ha compartido el archivo tienen los permisos necesarios, podrán editar el archivo. Para hacer esto, deberán navegar a su biblioteca y seleccionar la opción Editar en la parte superior de la página. Esto abrirá una ventana donde podrán realizar cambios en el archivo y luego hacer clic en Guardar.
Registrar el archivo
Una vez que los usuarios hayan terminado de editar el archivo, deberán registrarlo. Para hacer esto, deberán navegar a su biblioteca y seleccionar la opción Registrarse en la parte superior de la página. Esto abrirá una ventana donde podrán ingresar un comentario y seleccionar la opción para registrar el archivo.
Consulte el archivo
Si necesita realizar cambios en el archivo, primero deberá verificarlo. Para hacer esto, navegue hasta su biblioteca y seleccione la opción Pagar en la parte superior de la página. Esto abrirá una ventana donde puede ingresar un comentario y seleccionar la opción para retirar el archivo.
Versionado
Si necesita realizar un seguimiento de los cambios que se han realizado en el archivo, puede habilitar el control de versiones. Para hacer esto, navegue hasta su biblioteca y seleccione la opción Control de versiones en el menú en el lado izquierdo de la página. Esto abrirá una ventana donde podrá seleccionar la configuración de versiones que desea utilizar.
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Eliminar el archivo
Si ya no necesita el archivo, puede eliminarlo. Para hacer esto, navegue hasta su biblioteca y seleccione la opción Eliminar en la parte superior de la página. Esto abrirá una ventana donde podrá confirmar que desea eliminar el archivo.
Preguntas frecuentes
P1. ¿Qué es SharePoint?
A1. SharePoint es una plataforma de colaboración basada en la nube desarrollada por Microsoft. Está diseñado para ayudar a empresas y equipos a compartir información, gestionar proyectos y colaborar en documentos. SharePoint también proporciona a los usuarios una plataforma segura para almacenar y compartir documentos y acceder a ellos desde cualquier lugar. SharePoint es una plataforma ideal para que las empresas almacenen y compartan archivos grandes de forma segura.
SharePoint también permite a los usuarios crear flujos de trabajo, configurar alertas y notificaciones y personalizar sus sitios con personalizaciones y marcas. Con SharePoint, los usuarios pueden crear rápidamente un entorno privado para que su equipo colabore y comparta documentos.
P2. ¿Cómo subo archivos grandes a SharePoint?
A2. Hay varias formas de cargar archivos grandes en SharePoint. La forma más común es arrastrar y soltar el archivo en la biblioteca de documentos. Este método le permite cargar rápidamente el archivo a la biblioteca de documentos sin tener que navegar por el sitio de SharePoint. También puede utilizar la opción Cargar varios archivos para seleccionar varios archivos a la vez y cargarlos todos a la vez.
Otra forma de cargar archivos grandes en SharePoint es utilizar la opción Crear sitio. Esta opción le permite crear un nuevo sitio en SharePoint y luego cargar archivos directamente en él. Esta es una excelente manera de cargar rápidamente varios archivos grandes sin tener que acceder al sitio de SharePoint. También puede utilizar la opción Administrar sitio para administrar sitios existentes y cargarles archivos grandes.
P3. ¿Qué tamaño de archivo puedo cargar en SharePoint?
A3. El tamaño máximo de archivo que puede cargar en SharePoint es 15 GB, aunque se puede cambiar según las políticas de su organización. SharePoint también admite múltiples formatos de archivos, incluidos documentos de Microsoft Office, archivos PDF, imágenes y videos.
Si está intentando cargar un archivo de más de 15 GB, puede usar la opción Crear sitio para crear un nuevo sitio y cargar su archivo directamente en él. Esta es una excelente manera de cargar rápidamente archivos grandes sin tener que acceder al sitio de SharePoint. También puede utilizar la opción Administrar sitio para administrar sitios existentes y cargarles archivos grandes.
P4. ¿Existe alguna forma de comprimir archivos grandes antes de cargarlos en SharePoint?
A4. Sí, puede comprimir archivos grandes antes de cargarlos en SharePoint. La compresión de archivos puede reducir su tamaño, lo que facilita su carga en SharePoint. Hay varias herramientas gratuitas disponibles en línea, como 7-Zip, que pueden comprimir archivos por usted.
También puede utilizar la opción Crear sitio para crear un nuevo sitio y cargar sus archivos comprimidos directamente en él. Esta es una excelente manera de cargar rápidamente archivos grandes sin tener que acceder al sitio de SharePoint. También puede utilizar la opción Administrar sitio para administrar sitios existentes y cargarles archivos grandes.
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P5. ¿Qué medidas de seguridad existen para proteger los archivos cargados en SharePoint?
A5. SharePoint cuenta con varias medidas de seguridad para proteger los archivos cargados en la plataforma. Todos los archivos cargados en SharePoint se cifran y almacenan de forma segura. SharePoint también utiliza control de acceso basado en roles para que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a los archivos. Además, SharePoint admite la autenticación de dos factores para mayor seguridad.
SharePoint también ofrece a los usuarios la posibilidad de configurar alertas y notificaciones. Esto permite a los usuarios recibir notificaciones cuando se carga, descarga o edita un archivo. De esta manera, los usuarios pueden asegurarse de que sólo los usuarios autorizados tengan acceso a sus archivos. SharePoint también ofrece a los usuarios la posibilidad de personalizar sus sitios con personalizaciones y marcas. Esto permite a las empresas garantizar que sus datos confidenciales estén seguros y que solo los usuarios autorizados tengan acceso a ellos.
En conclusión, cargar archivos grandes en SharePoint puede ser un desafío, pero el proceso no tiene por qué ser complicado. Al utilizar la función de arrastrar y soltar, los límites de almacenamiento para SharePoint y asegurarse de tener los permisos correctos, puede cargar con éxito cualquier archivo grande en SharePoint. Con unos sencillos pasos, puede compartir fácilmente sus archivos grandes con colegas y otros miembros del equipo.
