Tienes un hoja de cálculo de Excel con gran cantidad de datos y rascándose la cabeza sobre cómo encontrar discrepancias ? Una discrepancia en Excel es bastante común, independientemente de si es un experto o un aficionado. Es humano cometer errores al ingresar datos en la hoja de Excel y algunas partes salen mal.
Los errores como la falta de un punto o la ortografía incorrecta pueden cambiar todo el resultado. Afortunadamente, Microsoft Excel proporciona un conjunto de herramientas integradas que pueden resultar útiles para detectar incoherencias. En esta publicación, discutiremos cómo encontrar diferencias o discrepancias en Excel y obtener una hoja de datos limpia.
¿Qué significa discrepancia en Excel?
Una discrepancia en Excel ocurre cuando hay una inconsistencia en los mismos datos en una base de datos. Esto significa que debe haber usado un formato diferente para dos o más datos iguales en dos o más celdas de la hoja de cálculo. Por ejemplo,
- Ventas totales de mi marca y compañía = 587
- Ventas totales de mi marca y compañía = 587
Como puede ver, falta el período en el segundo ejemplo (ventas totales de la compañía) en comparación con el primero (ventas totales de la compañía). Esto puede parecerte normal ya que ya sabes lo que es correcto, pero la computadora no lo considera similar.
Del mismo modo, también pueden surgir discrepancias en Excel debido a errores de entrada como espacio después de un valor, letras mayúsculas o minúsculas, entradas duplicadas o formato de datos inconsistente. Por eso, tenemos esta guía detallada para explicarte cómo encontrar discrepancias en Excel fácilmente.
Cómo encontrar discrepancias en Excel
Antes de probar cualquiera de las herramientas de Excel a continuación para encontrar diferencias en Excel, se recomienda revisar la hoja de cálculo manualmente. Puede usar diferentes herramientas como resaltar o formato condicional para alinear los datos de una manera legible. Luego puede comparar las filas o columnas y buscar inconsistencias como entradas duplicadas, ortografía incorrecta, etc.
Si eso no ayuda, puede continuar con los métodos a continuación para encontrar discrepancias en Excel.
- Use el filtro de Excel para encontrar diferencias
- Encuentre discrepancias en Excel usando formato condicional
- Identifique las diferencias usando funciones avanzadas de Excel
- Detectar discrepancias usando complementos de Excel
1] Use el filtro de Excel para encontrar diferencias
Utilizando el Filtrar La función es uno de los métodos más fáciles para descubrir discrepancias en los datos, especialmente para hojas de Excel con grandes datos y errores ortográficos. Aquí consideraremos un ejemplo de Resultados de la prueba de clase 5 . Bajo la Resultados columna, hay dos categorías Aprobar y Fallar , y algunos están mal escritos.
Seleccione todo Resultado columna y haga clic en el Filtro de clasificación función en la parte superior derecha.
Esto creará una lista desplegable en el Resultado columna. Haga clic en él y deseleccione todos los datos correctos, por ejemplo, los que están escritos correctamente ( Fallar / Aprobar ). Prensa DE ACUERDO y el Resultado columna mostrará sólo los datos incorrectos. Ahora, puede corregirlos manualmente.
2] Encuentre discrepancias en Excel usando formato condicional
El formato condicional lo ayuda a identificar y comparar dos o más filas o columnas entre sí para identificar datos que no coinciden. La forma más rápida de encontrar la diferencia sería resaltar celdas para entradas duplicadas o únicas .
Sin embargo, también puede usar otras reglas como Reglas superior/inferior , Barras de datos , Escalas de color , o Conjuntos de iconos para encontrar discrepancias en los datos de Excel.
3] Identifique las diferencias usando funciones avanzadas de Excel
Puedes usar el SI y ES función para ayudarlo a comparar celdas y detectar cualquier diferencia. Así que aquí puedes usar la función SI para averiguar qué celdas son idénticas y correctas ( VERDADERO ) y qué celdas son incorrectas ( FALSO ).
Alternativamente, puede combinar SI y IS funciones como ESNUMERO, ESERROR, ESBLANCO, etc. para analizar el valor establecido y devolver VERDADERO o FALSO basado en el resultado.
También puede utilizar el función VBuscar , Función HBuscar , o Función de coincidencia para encontrar cualquier discrepancia en Excel.
Leer: Consejos y trucos avanzados de Microsoft Excel
4] Detectar discrepancias usando complementos de Excel
Microsoft Excel ofrece una lista de complementos que te ayudan a encontrar diferencias en Excel fácilmente. Para ello, haga clic en el Archivo pestaña > Más > Opciones > Opciones de Excel > Complementos > Administrar > Complementos COM > Ir > Consulta de hoja de cálculo > DE ACUERDO . Ahora, puedes usar el Comparar archivos comando de Consulta de hoja de cálculo para comparar dos libros de trabajo y resaltar las inconsistencias de cada celda.
O bien, puede utilizar el Paquete de herramientas de análisis ( Complementos de Excel ) para analizar y detectar discrepancias en los datos de Excel.
Leer: Cómo administrar complementos en Microsoft Office
Alternativamente, también puede use la herramienta de comparación de Excel para comparar hojas de Excel y encontrar discrepancias en el conjunto de datos.
¿Cómo verifico la corrección de datos en Excel?
Cuando tiene una hoja de Excel donde otros usuarios pueden ingresar sus datos en un formato establecido especificado por usted, ahí es cuando usa Validación de datos . Esta herramienta lo ayuda a corregir cualquier anomalía en los datos que no siguen las pautas establecidas o cuando se ingresan en un formato incorrecto. En este caso, Excel genera una alerta de error, lo que significa que debe encontrar las diferencias y corregir los datos utilizando el Validación de datos herramienta.
Para saber más sobre cómo aplicar la validación de datos a las celdas en Microsoft Excel , puedes seguir nuestra publicación detallada.
¿Cómo encuentro una falta de coincidencia en una columna en Excel?
Mientras Formato condicional (como se explicó anteriormente) puede ayudarlo a encontrar datos que no coinciden fácilmente, el BuscarV La función le permite comparar celdas individuales.
Si usa el Operador único igual para comparar columnas en Excel, cree una nueva columna Resultado. Ahora, en el Resultado columna, agregue la fórmula para comparar celdas individuales. Por ejemplo, =I2=J2 , y devolverá el resultado como FALSO si los datos no coinciden. Para los que coincidan, el resultado será Verdadero.
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Espero que esto ayude.
